メールで印象をよくするコツ

ブログ担当の酒井です。

メールのレスポンスは早い方がいい、は常識ですが・・・

 

「レスポンスは早い方がいいよー(^_^)」

と、いつもお伝えしていますが、照会メールのレスポンスばかり気にしていませんか?

「案件が貰える!」に直結する照会メールに気が向くのは仕方ありませんが、他にもレスポンスの早さを気にして欲しいメールがあります。

それが務終了後の「報告」メール。これ、意外と軽視してる方が多い気がします。業務が終わって2~3日してもまだ経費や業務時間の報告を送ってこない方、ちらほらいらっしゃいました。

通訳者としては現場のお仕事が完了したら「ふう、終わった」という気持ちになってしまうかもしれませんが、通訳コーディネータからすると、まだまだ処理業務が控えています。超過時間はなかったか、経費はいくらか、その他問題はなかったのか、、、通訳者から報告をもらわない限り、請求書を立てることもできません。特に、経理の締めがある月末月初はもう大変です。

と、いうことで、「仕事が貰える」照会メールだけじゃなくて、「仕事が終わった」報告メールもぜひ、早くレスポンス(この場合は自発的だからちょっと違うかな)するように気を付けてください。

 

そして、「仕事が終わった」報告のメールですが、見方を変えれば「次の仕事が貰える」営業のメールにもなります。

迅速な報告をしてくれればそれだけで「ああ、助かるなぁ」という感情が生まれ、「この人、レスポンス早い通訳者だな」という信頼感とセルフブランディングの醸成に繋がります。

ただ「報告を早くする」だけ。

これを徹底して守るだけで、通訳コーディネータが勝手に(笑)皆さんの株を上げてくれるわけです。利用しない手はありませんよね?

 

そしてさらにもうひとつ、報告メールの『文面』。

「特に問題ありませんでした」で済ませてはもったいない。そこに何か付けくわえて「わたくし、通訳者の〇〇、こちらに控えておりますよ」という印象を通訳コーディネータに与えるチャンスです。

「通訳コーディネータにメールをする」

この行為を「面倒だなぁ」と捉えるか、「営業のチャンス!」と捉えるか。

どちらの通訳者に仕事が集まるか、、、言わなくたって、わかりますよね?

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