上手な断り方のコツ
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カセツウ通信 2022.1.17
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酒井@さいたまです。
昨日の学べるカセツウ「バックアップの基礎」
今回も参加者皆さん喜んでくれてよかった！
すごく好評だったので、2月もどこかで
開催してもらおうと思ってます(^^)
＜上手な断り方のコツ＞
サポートを受けてくれてる翻訳者さんから
こんな質問をいただきました。
↓↓↓↓↓
コーディネーターさんに断りのメールを
書くときのポイントを教えてください。
例えば新規案件のご連絡をいただいたものの、
既にスケジュールがいっぱいでどうにも
お引受けできない場合、気を付けて
書いているつもりですが、少しでも
心証が悪くならないようにするには？
↑↑↑↑↑
質問、ありがとうございます(^^)
具体的な文面は個別のサポートページで
添削、やりとりがあればと思いますが、
せっかくのご質問なのでメルマガの
読者さんたちにも一部シェアを。
・相手との関係性は？
僕が相談を受けたら、どんな関係の
相手からの打診かも確認します。
例えば先日登録したばかりのクライアント、
超久しぶりの照会をくれたクライアント、
いつも仕事を一緒にしているクライアント、
やっぱりちょっとずつ違うかな。
例えば登録したばかりのクライアントからの
問い合わせであれば、気持ち丁寧に細かく
事情や状況を説明するかもしれません。
でも、普段仕事を請けている相手なら、
そんなに細かくは言わなくてもいいかも。
・お礼から始めよ
言わずもがなですが、、、
まずは打診へのお礼をハッキリ書く。
・「請けられない」とハッキリ書く
たまにどうのこうのと状況や理由をタラタラ
説明するメールを受け取ってましたが、
「結局どうやねん！？」となることも。
請けられないなら請けられないで
さっさと、ハッキリ、書きましょう。
・返信は早く
そんなことはしてないと思いますが、
断りにくいからといって返信を
先延ばしにしないこと。
請けられない時こそ1秒でも早く
メールを返してあげてください。
・提案はできないか？
「できません」「請けられません」だけで
終わらせず、条件付きで提案はできないか？
相手にも調整の余地があるかもしれません。
例えば翻訳なら「納期をxxまでいただければ」
「指定の納期までならxx単語までなら」
といった条件を付けたら「できる」
にならないか？
もしかするとあなたの提案が通ったり、
通らなくても提案してもらえるだけで
積極性や気遣いを感じてもらえるかも。
もちろん明日までと書いてあるのに
「１週間いただければ」なんて返すと
気遣いどころか嫌味にしかならないので笑
その辺のバランス感覚は必要ですが。
通訳の場合は業務時間が決まっているので
「１時から」と言ってるのに「２時からなら」
なんて提案はあまり意味がないかもですね。
提案の余地自体がほとんどないかもです。
・後日フォローする
これも相手との関係性次第ですが、後日
フォローするのも一考の価値ありです。
「先日はお請けできずに~~~」的な。
フォローをきっかけに別のお仕事を
依頼した経験もありますよ。
毎回は使えない、ウザがられますが(^_^;)
・そもそも断らない
これは理想論ですが、例えば初めての打診、
久しぶりの打診などは「普段なら断る」
としても「なんとか請けられないか」の
目線でもう一回考えてみるのも大事。
普段はしない徹夜をすれば、、、とか？
「ここぞ」の時の選択肢ですが。
などなど、かな？
どれも”当たり前”といえばそうなんですが、
その”当たり前”をどこまでしっかりと
やっているか？
まあ、すでに書いた通り「一般論」だと
”当たり前”のことっぽくなりがちなので、
具体的な文章を元に添削するのが
一番でしょうね(^^)
ま、参考まで、と、サポート受けてる方は
具体的な文面を書いてからご相談を！
カセツウ
酒井
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