効率的なメール管理の基本
…………………………………………
カセツウ通信 2021.7.27
…………………………………………
酒井@札幌です。
台風の影響？なのか、関係ないのか、
太陽が沈んだ夜間、そして早朝、
高地みたいな涼しさ、爽やかさが
ありますね、札幌。ありがたい。
（台風、皆さんお気をつけて）
＜効率的なメール管理の基本＞
僕は gmail を使っているので、
他のメールソフトの場合は多少違う
ところはあるかもしれませんが、
基本は通用すると思います。
僕のメール管理の大原則は、、、
「アクション不要のメールはアーカイブする」
です。
もしかするとここで「アーカイブ？」
となる方もいるかもなので簡単に
解説しておきます。といっても
ネットから拾った説明をそのまま。
+++++
メールアーカイブと削除の違い
アーカイブ機能を使えば、メールを削除する
ことなく受信トレイから非表示にできます。
受信したメールを削除してしまうと、
そのメールは閲覧できなくなってしまいます。
一方、アーカイブ機能ではメール自体が
削除されたわけではありませんから、
いつでも表示して閲覧可能です。
アーカイブにより受信トレイで非表示に
されたメールは「すべてのメール」という
フォルダで閲覧できます。削除によって
「ゴミ箱」に移動したメールや、
はじめから迷惑メールフォルダに分類
されているメール以外のすべての
メールが表示されるようになります。
+++++
、、、伝わりますかね？
削除はゴミ箱に捨てること、
アーカイブは引き出しにしまう感じ？
机の上には出てないけど、
引き出し開ければ取り出せますね。
そんなイメージです。
で、「アクション不要なメール」を
すべてアーカイブしていきます。
最初は基本的に受信トレイに入りますね。
読んでなければ当然、未読状態に
なっているわけですが、
基本は読んだらアーカイブします。
ただし、後で読み直そう、とか、
中身をもうちょっと考えたい、とか、
返信しなきゃ、という場合は
そのまま受信トレイです。
で、読んだ、考えた、返信した、
これ以上のアクション不要、なら、
すべてアーカイブです。
だから受信トレイには、せいぜい数通の
メールしか残っていないのが基本です。
なかなか快適です。机の上に不要な
ものが置かれていない状態って
快適ですよね、そんな感じ。
なにか置いてあるならそれはアクションが
必要なものなので、メールを見るたび
目に入るので「処理忘れ」がない。
先日の交流会「ふらっとカセツウ」でも
メール管理の話が出てましたから、
受信トレイがとっちらかってる、
メールが多すぎて必要なメールが
どこにいったか、、、なんて方は
やってみるといいですね。
このやり方を始めたのは数年前ですが、
受信トレイのメールを全部アーカイブ
するのに1時間くらいかけたかな？
最初はちょっと手間ですが、その後の
効果効率を考えたらオススメです。
カセツウ
酒井 秀介
------------------------------
＜リアルタイムでメルマガを受け取りたい方はコチラから＞
------------------------------
